Expediente del trabajador
Todos los patrones deben contar con el expediente laboral que contenga la información básica y necesaria de cada uno de los trabajadores que laboran para él, es de suma importancia ya que permite comprobar las condiciones por las cuales se establece el vinculo laboral.
Esta exigencia legal para el patrón se encuentra descrita en el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo, ya que la Ley exime al trabajador de probar los dichos y hechos manifestados en un juicio, e impone al patrón la obligación de conservar los documentos que acrediten las condiciones reales de la relación laboral, ya que en caso de no presentarlos se presumirán de ciertos los hechos manifestados por el trabajador en el juicio.
Pero ¿cuáles son los documentos que deben contener dicho expediente?, el articulo 804 de la Ley laboral los precisa:
I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y
V. Los demás que señalen las leyes.
Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.
Es importante también estar preparados ante cualquier visita de Inspección, así como de un Juicio ante los Tribunales Laborales, se recomienda pues elaborar el expediente laboral de cada trabajador con los documentos idóneos tanto para cumplir con estas obligaciones, como las de seguridad social, y los datos personales.
De ahí que, adicional a los documentos ya referidos, recomendamos contar con:
Ø Acta de nacimiento.
Ø Identificación personal (credencial para votar con fotografía, cédula profesional o cartilla militar).
Ø Constancia de la Clave Única de Registro de Población (CURP).
Ø Curriculum vitae.
Ø Certificados y comprobantes de estudios.
Ø Comprobante de domicilio (luz, agua, predial, etc.).
Ø Constancia de semanas cotizadas o certificación de movimientos del Seguro Social, a fin de evitar errores en su Número de Seguridad Social al momento de presentar el reingreso ante ese Instituto.
Ø Aviso de retención de descuentos, en caso de tener un crédito habitacional con el Infonavit, y
Ø Certificados de incapacidad médicas ya sea por enfermedad general o bien, por riesgos de trabajo
Ø Solicitudes y autorizaciones de permisos con o sin goce de sueldo
Ø Listas de asistencia firmadas de puño y letra.
Ø Resultados de exámenes médicos efectuados a los colaboradores como prevención a la salud, en términos de la Ley Laboral, en caso de practicarlos.
Ø Autorizaciones de la empresa para el trabajo de horas extraordinarias (dentro del contrato individual se debe señalar que los subordinados solo podrán laborar tiempo extra con la autorización expresa respectiva).
Ø Convenios individuales celebrados ante las autoridades laborales entre el patrón y los trabajadores.
Ø Carta renuncia firmada por el trabajador, y en su caso aviso de rescisión del vínculo laboral, entre los principales.
Si quieres saber si cuentas con los documentos necesarios, así como los formatos correctos y actualizados contáctanos y con gusto te apoyamos.
Fuente: Ley Federal del Trabajo